La DAD a pour principale mission de collecter, de constituer et de gérer le patrimoine archivistique et documentaire du ministère. A ce titre, elle est chargée entre autres : d’optimiser les conditions de stockage et de conservation des documents et de veiller au respect des conditions de communication des documents. Elle est organisée autour de deux (02) services d’appui et trois (03) services techniques et fonctionne sous la direction d’un Conseiller en archivistique M. Yves Séraphin KABRE depuis le 27 novembre 2024.

Selon le Directeur, au quotidien, la DAD assure la collecte, le traitement, le classement et la conservation des documents produits par les différentes directions du ministère. Elle veille également à la mise à disposition des documents archivés, tout en garantissant la confidentialité des données sensibles. En outre, la DAD met à la disposition des agents, et autres usagers une documentation spécifique au domaine de la sécurité (textes de lois, ouvrages généraux et spécifiques, articles et revues scientifiques, etc.) à travers la bibliothèque du Ministère de la Sécurité dont le fonds documentaire est estimé à environ 400 ouvrages.

Afin de remplir au mieux sa mission, la DAD conçoit et met en œuvre des outils de gestion tout en intégrant le volet de la numérisation pour améliorer l’accessibilité et la sécurisation des archives. Comme outils, M. Yves Séraphin KABRE cite entre autres le tableau de gestion ou calendrier de conservation qui précise la durée de conservation des documents et le plan ou cadre de classement qui permet de classer les archives suivant un schéma facilitant la recherche.

Selon l’archivistique, discipline scientifique qui étudie les principes et les méthodes appliqués à la collecte, au traitement, à la conservation, à la communication et à la mise en valeur des documents d’archives, on entend par archives (sur support papier, audiovisuelles, sonores, électroniques), tout document produit ou reçu dans le cadre du service, quel que soit sa date.

De ce fait, chaque agent doit avoir des notions sur la gestion des archives pour faciliter l’intervention de la DAD. En effet, le ministère de la Sécurité produit en continu des archives et des dispositions sont prises par la DAD pour en assurer une collecte, puis un traitement diligent et enfin une conservation dans les meilleures conditions. C’est pourquoi, la DAD a aussi pour mission aussi de former et de sensibiliser les utilisateurs des archives. Dans ce sens, sur initiative ou sur demande, la DAD renforce régulièrement les capacités du personnel des services centraux et déconcentrés du ministère.

Cependant, selon Monsieur KABRE, l’insuffisance de moyens techniques et humains ainsi que d’espaces de stockage sont les principaux défis à relever. Ainsi, en guise de perspectives pour cette année 2025, il soutient que la DAD vise la mise en place progressive de points focaux, l’adoption et la mise en œuvre d’un programme de renforcement des capacités des acteurs, la mise à jour des outils de gestion et la sensibilisation des agents sur l’importance des archives et leur numérisation.

En rappel, on distingue trois (03) catégories d’archives classées selon leur âge : les archives courantes, les archives intermédiaires et les archives définitives ou historiques. La conservation des archives courantes et intermédiaires incombe aux administrations et organismes producteurs ou qui les ont reçues, respectivement dans les bureaux et dans les dépôts de pré-archivage (à l’exemple des DAD). Quant aux archives historiques ou définitives, leur conservation est assurée par les Archives nationales du Burkina Faso.

DCRP/MSECU